POLITICA PRIVIND PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
- Introducere
Începând cu data de 25 mai 2018, la nivelul Uniunii Europene a devenit aplicabil Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (denumit în continuare „GDPR” sau „Regulamentul”).
În calitate de operator de date cu caracter personal, ne angajăm să respectăm cu strictețe principiile prelucrării datelor cu caracter personal prevăzute de GDPR, precum și să asigurăm un nivel ridicat de transparență și securitate în procesul de prelucrare a datelor dumneavoastră.
CADRUL LEGAL ȘI PRINCIPII FUNDAMENTALE
Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu:
- Regulament (UE) nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a directivei 95/46/CE (regulamentul general privind protecția datelor);
- Legislația națională aplicabilă în domeniul protecției datelor – Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), cu modificările și completările ulterioare;
- Standardele și bunele practici în materie de securitate a informației.
SISTEMUL NOSTRU DE MANAGEMENT AL SECURITĂȚII DATELOR
Prezentul document detaliază următoarele aspecte esențiale:
- Categoriile de date cu caracter personal prelucrate
- Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării
- Destinatarii datelor cu caracter personal
- Perioada de stocare a datelor
- Măsurile tehnice și organizatorice de securitate implementate
- Drepturile persoanelor vizate și modalitatea de exercitare a acestora
- Transferul datelor cu caracter personal
- Procesul de evaluare și actualizare a măsurilor de securitate
Ne asumăm responsabilitatea de a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal și de a asigura conformitatea deplină cu cerințele legale în vigoare, menținând cele mai înalte standarde de securitate și confidențialitate.
- CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE ÎN CADRUL INSTITUȚIEI PUBLICE
În conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și ale Legii nr. 90/2018, instituția noastră prelucrează date cu caracter personal exclusiv în scopul îndeplinirii atribuțiilor legale și furnizării serviciilor publice către cetățeni.
DATE PRELUCRATE ÎN RELAȚIA CU CETĂȚENII/CONTRIBUABILII/PETENȚII
În funcție de specificul solicitării și compartimentul responsabil, prelucrăm următoarele categorii de date:
Date de identificare:
- Numele și prenumele complet
- Codul Numeric Personal (CNP)
- Seria și numărul actului de identitate
- Adresa de domiciliu/reședință
Date de contact:
- Numărul de telefon mobil
- Adresa de email
Date socio-profesionale:
- Informații despre angajator
- Date privind studiile
- Calificări profesionale
Date patrimoniale:
- Informații despre bunurile imobile
- Date fiscale relevante
Date cu caracter special (conform Art. 9 și 10 din GDPR):
- Cazier judiciar și informații privind condamnările penale
- Date privind originea etnică
- Informații medicale relevante
DATE PRELUCRATE ÎN RELAȚIA CU PARTENERII INSTITUȚIONALI
Pentru reprezentanții și delegații partenerilor contractuali:
- Date de identificare profesională
- Funcția deținută în cadrul organizației
- Date de contact profesionale:
- Număr de telefon mobil
- Adresă de email instituțională
Toate aceste date sunt prelucrate cu respectarea principiilor de minimizare și proporționalitate prevăzute de GDPR, fiind colectate doar informațiile strict necesare îndeplinirii scopurilor legitime ale instituției publice.
- CUM COLECTĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL
În activitatea noastră administrativă, Primăria colectează și prelucrează date cu caracter personal, acestea reprezentând orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoană este considerată identificabilă atunci când poate fi individualizată, direct sau indirect, prin elemente specifice precum: nume, număr de identificare, date de localizare, identificator online sau prin caracteristici proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
În cadrul activității noastre, procesăm date aparținând contribuabililor, partenerilor comerciali, vizitatorilor website-ului nostru, persoanelor care ne contactează prin diverse canale de comunicare, angajaților, colaboratorilor și altor persoane fizice care interacționează cu instituția noastră.
Modalități de colectare a datelor:
- Colectare directă. Obținem informații personal de la dumneavoastră prin:
- Întâlniri față în față la sediul instituției
- Conversații telefonice
- Corespondență prin email sau fax
- Cereri și documente depuse pentru serviciile administrative
- Formulare completate pe platformele noastre online
- Aplicații și CV-uri pentru pozițiile disponibile
- Colectare indirectă. În anumite situații, datele sunt obținute prin:
- Transferuri de informații de la alte instituții publice
- Consultarea bazelor de date naționale, conform prevederilor legale
- Informații furnizate de terți în contextul unor servicii administrative
- Situații în care, inițial fiind terță parte, deveniți parte vizată prin natura procedurii administrative
Toate aceste procese de colectare și prelucrare se realizează cu respectarea strictă a principiilor de protecție a datelor prevăzute de legislația în vigoare și în scopul exclusiv al îndeplinirii atribuțiilor noastre legale.
- TEMEIUL LEGAL PENTRU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
În calitate de instituție publică, Primăria își fundamentează toate operațiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal pe baze legale solide, în deplină conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și ale Legii nr. 190/2018. Prelucrarea datelor dumneavoastră se realizează în următoarele situații:
- Îndeplinirea Obligațiilor Legale și Administrative. Principalul nostru temei de prelucrare derivă din necesitatea îndeplinirii atribuțiilor legale care ne revin ca autoritate publică. Acest lucru include:
- Furnizarea serviciilor administrative esențiale
- Îndeplinirea obligațiilor față de cetățeni
- Servirea interesului public
- Executarea contractelor în care dumneavoastră sunteți parte.
- Consimțământul Explicit. În situațiile care nu sunt acoperite de obligațiile noastre legale sau administrative, vom procesa datele dumneavoastră doar cu acordul dumneavoastră explicit. Acest lucru se aplică în special pentru:
- Activități opționale care nu sunt esențiale pentru serviciile administrative de bază
- Utilizări ale datelor care depășesc scopul inițial al colectării
- Situații specifice care necesită acordul dumneavoastră conform legislației.
- Acordul prin Completarea Documentelor. Atunci când completați formularele noastre oficiale, fie în format fizic, fie electronic, confirmați implicit că sunteți de acord cu prelucrarea datelor dumneavoastră de către Primărie, în scopurile declarate și în limitele prevăzute de lege. Acest acord este necesar pentru a vă putea furniza serviciile administrative solicitate.
Toate aceste prelucrări se realizează cu respectarea principiilor fundamentale ale protecției datelor: legalitate, echitate și transparență, asigurând în permanență drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor vizate.
- SCOPURILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
În calitate de instituție publică, Primăria Orașului Vicovu de Sus prelucrează date cu caracter personal în mod transparent și responsabil, conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 și ale Legii nr. 190/2018. Prin prelucrare înțelegem orice operațiune efectuată asupra datelor personale, fie prin mijloace automatizate sau manuale, incluzând colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, modificarea, consultarea, utilizarea, transmiterea, combinarea sau ștergerea acestora.
Principalele scopuri ale prelucrării datelor personale sunt:
- Servicii Publice și Administrative
Furnizarea serviciilor publice către cetățeni
• Gestionarea solicitărilor și petițiilor
• Procesarea plăților și gestiunea financiar-administrativă
• Evidența populației și stare civilă
• Asistență și protecție socială - Siguranță și Conformitate
Asigurarea securității persoanelor și bunurilor
• Prevenirea și combaterea infracționalității
• Constatarea și sancționarea contravențiilor
• Gestionarea declarațiilor de avere și de interese
• Consiliere juridică și reprezentare în instanță - Comunicare și Interacțiune
Gestionarea comunicărilor prin email, telefon și fax
• Administrarea website-ului instituției
• Procesarea formularelor de contact
• Răspunsuri la solicitările cetățenilor - Relații Contractuale
Încheierea și executarea contractelor
• Gestionarea achizițiilor publice
• Administrarea spațiilor comerciale
• Relații cu partenerii instituționali - Resurse Umane
Recrutarea și selecția personalului
• Gestionarea dosarelor de personal
• Evaluarea candidaților pentru posturi vacante - Dezvoltare și Cercetare
Analize pentru îmbunătățirea serviciilor
• Prelucrări statistice
• Cercetare științifică
• Arhivarea documentelor conform legislației - Alte Activități Administrative
Îndeplinirea obligațiilor legale specifice
• Gestionarea documentelor oficiale
• Raportări către autoritățile competente
Toate aceste operațiuni de prelucrare se realizează cu respectarea strictă a principiilor de protecție a datelor, asigurând securitatea și confidențialitatea informațiilor personale ale cetățenilor.
- TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Primăria noastră, în calitatea sa de instituție publică, acordă o importanță deosebită modului în care gestionează transferul datelor cu caracter personal. Acest proces se realizează exclusiv în situații strict reglementate de lege, respectând cu strictețe măsurile de securitate prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 și Legea nr. 190/2018.
În activitatea noastră administrativă, există mai multe situații în care suntem nevoiți să transferăm date personale.
În primul rând, atunci când primim solicitări oficiale din partea autorităților competente, avem obligația legală de a furniza informațiile cerute. Acest transfer se realizează doar în baza unei cereri oficiale scrise, după ce verificăm cu atenție temeiul legal și ne asigurăm că solicitarea se încadrează în limitele competențelor legale ale autorității respective.
De asemenea, în contextul procedurilor judiciare, suntem solicitați să furnizăm date cu caracter personal către diverse instituții abilitate. Acestea pot fi instanțele de judecată, organele de urmărire penală sau alte instituții judiciare care au dreptul legal de a accesa astfel de informații în cadrul investigațiilor sau proceselor în desfășurare.
Un alt aspect important al activității noastre implică transferul de date pentru îndeplinirea obligațiilor legale. Aceasta include raportările obligatorii către instituțiile statului, colaborările interinstituționale prevăzute de lege și îndeplinirea atribuțiilor noastre administrative curente.
În toate aceste situații de transfer, aplicăm un set riguros de măsuri de siguranță. Ne asigurăm întotdeauna că transferul este legitim și necesar, că datele sunt transmise prin canale securizate și că sunt respectate toate drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor vizate. Este esențial pentru noi ca și destinatarii acestor date să respecte, la rândul lor, normele stricte de protecție a datelor personale.
Întregul proces de transfer se desfășoară cu maximă transparență și responsabilitate, având ca prioritate permanentă protejarea intereselor cetățenilor noștri. Această abordare reflectă angajamentul nostru ferm față de respectarea și protejarea datelor personale ale tuturor celor care interacționează cu instituția noastră.
- Transferarea datelor cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE)
Nu transferăm date în afara SEE.
- DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ PRIVIND DATELE CU CARACTER PERSONAL
În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 și legislația națională în vigoare, în calitate de persoană ale cărei date sunt prelucrate de către instituția noastră, beneficiați de un set complet de drepturi pe care le puteți exercita în orice moment.
Drepturile Dumneavoastră:
- Dreptul la Informare și Acces
Puteți solicita oricând un raport detaliat privind modul în care Primăria prelucrează datele dumneavoastră personale. Vă vom informa transparent despre toate aspectele prelucrării.
- Dreptul la Rectificare
Aveți dreptul să cereți corectarea oricăror informații inexacte sau completarea datelor incomplete care vă privesc.
- Dreptul la Ștergere („dreptul de a fi uitat”)
Puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră personale atunci când acestea nu mai sunt necesare scopurilor pentru care au fost colectate.
- Dreptul la Retragerea Consimțământului
În situațiile în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră, îl puteți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior.
- Dreptul la Restricționarea Prelucrării
În cazul unor dispute privind corectitudinea sau prelucrarea datelor dumneavoastră, puteți
solicita restricționarea prelucrării până la clarificarea situației.
- Dreptul la Opoziție
Când prelucrarea se bazează pe un interes legitim, vă puteți opune acesteia, în condițiile
prevăzute de lege.
Cum Vă Puteți Exercita Drepturile:
Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteți adresa instituției noastre prin:
- Cerere scrisă, datată și semnată, transmisă la sediul Primăriei Orașului Vicovu de Sus,
Str. Primăriei, Nr. 4-6, Jud.Suceava,
- Un mesaj electronic transmis la adresa de email: primariavicovudesus@yahoo.com.
- Dreptul de a Depune o Plângere:
În situația în care considerați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, vă puteți adresa:
- Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, Adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București Email: anspdcp@dataprotection.ro
- Instanțelor de judecată competente
Ne angajăm să tratăm orice solicitare cu maximă seriozitate și să răspundem în termenul legal prevăzut. Protejarea drepturilor și libertăților dumneavoastră fundamentale reprezintă o prioritate pentru instituția noastră.
Vom stoca datele cu caracter personal necesare furnizării serviciilor publice conform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate și pentru a ne conforma obligațiilor legale aplicabile.
Vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal doar pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.
Dacă doriți să corectați datele dvs. cu caracter personal sau alte informații, să modificați modul în care colaborăm și prelucrăm aceste date sau dacă doriți să adresați întrebări despre politicile noastre aplicabile securității prelucrării datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la datele de contact de mai jos:
Primăria Orașului Vicovu de Sus
Adresa: Str. Primăriei, Nr. 4-6, Jud. Suceava
Adresă e-mail: primariavicovudesus@yahoo.com; office@ii-gdpr.com
Tel.: 0230413343
Responsabil cu Protecția Datelor cu Caracter Personal: Leșinschi Iustinian-Andrei
